Política de Privacidade

1. Responsável e contactos

A AIRAC, entidade que gere este portal e a relação profissional ou de prestação de serviços, é responsável pela gestão dos dados dos seus colaboradores e utilizadores no Portal Operacional AIRAC. Contacto operacional: coordenacao.palmela@airac.pt. Contacto geral: geral@airac.pt.

Endereço de contacto publicado pela AIRAC: Rua Mercúrio, Lote 39 — Vale do Alecrim, 2950-007 Palmela, Portugal. Telefone: +351 212 999 515. Site: www.airac.pt.

2. Dados abrangidos e origem

Consoante as funcionalidades utilizadas e o cargo, o portal pode tratar:

• Primeiro e último nome, nome operacional, código de operador (SC), grupo, cargo, contacto de telemóvel, endereço de e-mail, nome de utilizador, dados de autenticação protegidos e aprovação do acesso; data e versão da confirmação de leitura desta política.
• Data do controlo, giro, matrícula, quilómetros iniciais e finais, objetos, retornos, recolhas e outros campos operacionais preenchidos no portal.
• Dados dos relatórios operacionais importados, entregas e reclamações, incluindo os identificadores dos objetos e dados do destinatário presentes nesses relatórios.
• Horários, presenças e dados utilizados nos cálculos de incentivos; informação e fotografias de danos da frota, quando inseridas.
• Mensagens, perfil e anexos voluntariamente publicados no chat, bem como os registos técnicos necessários à segurança, identificação das alterações e funcionamento do portal.

Os dados provêm dos próprios utilizadores, dos responsáveis autorizados da AIRAC e dos ficheiros e relatórios de serviço importados. Não devem ser enviados dados pessoais desnecessários nem informações sensíveis de terceiros.

3. Controlos recebidos pelo WhatsApp

Na integração de controlos, são recebidos o telefone do remetente, o identificador da mensagem, o texto enviado e a data de receção. O texto é interpretado para extrair data, nome, SC, giro, matrícula, quilómetros, objetos, retornos e recolhas.

Quando a integração está ativa, os fechos podem ser aceites automaticamente quando o telefone está associado ao colaborador e as validações operacionais são satisfeitas. As situações que não passam essas validações exigem revisão pelos responsáveis autorizados. O SC escrito na mensagem, por si só, não prova a identidade do remetente. O sistema verifica inconsistências e impede a substituição automática de um controlo existente para o mesmo SC e dia. A informação de origem permite acompanhar a importação.

A integração WhatsApp permanece desativada na instalação online atual, até à sua configuração e validação no novo servidor. Quando reativada num servidor configurado, esta integração recebe mensagens encaminhadas pela plataforma oficial para o número AIRAC configurado. Não concede acesso geral às conversas pessoais do remetente nem significa que os grupos WhatsApp existentes estejam ligados. Os dados enviados no WhatsApp estão também sujeitos às condições de privacidade do WhatsApp.

4. Finalidades e fundamentos

Os dados são utilizados para administrar acessos, registar e verificar a atividade de distribuição, organizar equipas e viaturas, acompanhar entregas e reclamações, calcular indicadores operacionais e incentivos, manter a comunicação de serviço e garantir a segurança e rastreabilidade das alterações.

O fundamento é determinado em função do tratamento: execução da relação contratual quando o tratamento é necessário para essa relação; cumprimento das obrigações legais aplicáveis; ou interesses legítimos de organização, acompanhamento do serviço e segurança, sujeitos à ponderação dos direitos dos titulares. Quando uma funcionalidade dependa de consentimento, este deve ser solicitado de forma específica e separada e pode ser retirado sem afetar a licitude do tratamento anterior.

Os dados necessários à identificação e ao serviço permitem validar o acesso e os controlos. A sua ausência pode impedir a conclusão desses pedidos. A fotografia de perfil e a informação «acerca de mim» são facultativas.

5. Acesso e prestadores

O acesso dentro do portal depende das permissões atribuídas ao utilizador. A Coordenação e os responsáveis autorizados acedem aos dados necessários às suas funções; as consultas dos colaboradores e supervisores são limitadas pelas regras do respetivo cargo.

A instalação de produção funciona num VPS contratado à Domínios.pt, acessível em portal-airac.pt através de HTTPS. São conservadas cópias de recuperação no servidor e no computador local da AIRAC. A localização de tratamento, os contratos aplicáveis e as condições das cópias externas recorrentes devem constar do inventário e ser confirmados pela AIRAC. A versão anterior esteve alojada em Sites/OpenAI e Cloudflare; as cópias e dados ainda conservados nesse ambiente têm de ser incluídos no inventário e nas decisões de conservação. A integração WhatsApp, quando ativa, utiliza WhatsApp/Meta. A AIRAC deve confirmar os papéis de cada entidade, os contratos e as garantias aplicáveis, sem assumir que a desativação de uma integração apaga os dados já conservados.

Quando houver tratamento fora do Espaço Económico Europeu, são necessárias as garantias previstas no RGPD, designadamente uma decisão de adequação aplicável ou cláusulas contratuais-tipo e medidas complementares quando exigíveis. Pode pedir informação sobre as garantias concretas através dos contactos acima.

6. Conservação

A conservação deve ser limitada ao necessário para a relação profissional, a finalidade operacional de cada registo, as obrigações legais aplicáveis e a defesa de direitos. Os critérios incluem a data e conclusão do serviço, a resolução de reclamações ou divergências, a necessidade de auditoria e os prazos de conservação obrigatórios. Uma cópia de segurança pode manter dados durante o respetivo ciclo de retenção.

Não é anunciado um prazo único para todos os módulos. Pode solicitar à AIRAC informação sobre o prazo aplicável aos seus dados e a eliminação dos que deixaram de ser necessários. Esta política não significa que exista uma eliminação automática programada para todas as categorias.

7. Direitos e pedidos de eliminação

Pode pedir acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, oposição e, quando aplicável, portabilidade dos seus dados. O apagamento está sujeito às exceções legais, incluindo obrigações de conservação e defesa de direitos. Pode reclamar junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

Para exercer um direito ou pedir a eliminação de dados da integração, escreva para coordenacao.palmela@airac.pt, com o assunto «Dados pessoais — Portal AIRAC», indicando o pedido e o seu SC ou nome de utilizador. Para mensagens WhatsApp, indique também o número de origem e a data aproximada. Não envie palavras-passe ou segredos. Pode ser necessária uma confirmação de identidade proporcional ao pedido.

Um pedido enviado não equivale a eliminação imediata. A AIRAC analisa o seu âmbito, os deveres de conservação e os direitos aplicáveis e comunica a resposta sem demora injustificada e, em regra, no prazo de um mês após a receção do pedido. Quando legalmente admissível por complexidade ou número de pedidos, pode prorrogar até dois meses adicionais, informando o titular e justificando a prorrogação dentro do primeiro mês.

8. Segurança e armazenamento no dispositivo

O portal utiliza autenticação, palavras-passe armazenadas sob forma derivada e permissões por nível de acesso. A instalação online utiliza HTTPS. A instalação local preservada para recuperação usa o endereço de loopback do computador e, após a passagem, encaminha para a versão online e não aceita gravações operacionais. A autenticação de dois fatores ainda não está implementada no portal. A integração WhatsApp verifica a assinatura das mensagens; o segredo da aplicação é guardado na configuração do servidor e não é apresentado aos utilizadores.

São utilizados mecanismos de sessão e armazenamento local necessários ao início de sessão, às preferências e ao funcionamento da aplicação. Proteja o dispositivo, não partilhe a palavra-passe e termine a sessão em equipamentos partilhados. Nenhum sistema permite garantir segurança absoluta.

9. Decisões e informação sensível

Os indicadores e incentivos apresentados são elementos de apoio à gestão. Valores e decisões com efeitos sobre o colaborador devem ser conferidos pelo responsável autorizado, permitindo corrigir os dados e contestar o resultado. Não devem ser tomadas decisões exclusivamente automáticas com efeitos jurídicos ou efeitos semelhantes significativos sem avaliar e cumprir as condições legais aplicáveis.

A informação sobre indisponibilidade por baixa pode revelar dados relativos à saúde e deve ficar limitada às pessoas com necessidade funcional e fundamento adequado. O portal operacional não deve ser usado para guardar diagnósticos, relatórios clínicos ou justificações médicas detalhadas.

10. Atualizações e confirmação de leitura

A versão e a data deste aviso são apresentadas no início da página. Nos novos pedidos de registo, fica registada a confirmação de leitura com a respetiva data e versão. Esta confirmação não substitui a base legal de cada tratamento. Alterações relevantes devem ser comunicadas aos utilizadores pelos canais da AIRAC.